ЮСТ УКРАЇНА

english version
русская версия
карта сайту
зворотний зв'язок
ПРО ФІРМУ ПОСЛУГИ ПАРТНЕРИ ЮРИСТИ КЛІЄНТИ НОВИНИ ПУБЛІКАЦІЇ ВАКАНСІЇ
Заснована у 2006 році

Україна, 01004, Київ
вул. Червоноармiйська, 9/2, офiс 7
тел.: + 38 (044) 289 3148
факс: + 38 (044) 492 0504

 
Публікації
Корпоративний секретар - стороння компанія:
переваги та проблеми


Як відомо, наявність у складі компанії корпоративного секретаря як особливої особи, що безпосередньо відповідає за систему корпоративного управління, належить до західних корпоративних традицій. Існування такої особи і реальне виконання нею своїх функцій є ознакою прозорості компанії перед інвесторами, а також одним з механізмів захисту інтересів акціонерів та підвищення рівня їх добробуту.

Давайте ж розберемося, що ж це за посада така - корпоративний секретар, яка його роль у компанії, хто може ним бути, і якими правами та обов'язками наділило його законодавство.

Український законодавець передбачив у Законі України від 17.09.09 р. № 514-VI «Про акціонерні товариства» (далі - Закон про АТ) можливість функціонування у товаристві корпоративного секретаря, але при цьому залишив цю сферу діяльності практично без будь-якої жорсткої регламентації. Так, відповідно до ч. 4 ст. 56 цього Закону корпоративним секретарем є особа, яка відповідає за взаємодію акціонерного товариства з акціонерами та/або інвесторами. Він обирається наглядовою радою товариства за пропозицією голови наглядової ради. Робота корпоративного секретаря оплачується із загального бюджету наглядової ради.

Все, більше жодного слова...

Комплексно проаналізувавши Закон про АТ, слід зробити висновок, що він не вимагає, щоб корпоративний секретар обов’язково був присутній у кожній компанії чи щоб його функції виконував працівник тієї ж компанії. Таким чином, запровадження в компанії корпоративного секретаря має виключно добровільний характер, при цьому ним також може бути залучена зі сторони особа на підставі цивільно-правового договору. Більш того, озвучена позиція законодавця також дозволяє говорити і про те, що в даному випадку навіть не роблять будь-яких розмежувань щодо того, хто саме зі сторонніх осіб виконуватиме функції корпоративного секретаря - фізична особа чи юридична.

Як не дивно, але корпоративний секретар не згадується у вказаному Законі й серед посадових осіб органів АТ. Разом з тим такі вживані законодавцем терміни, як «обирається» і «робота оплачується», все ж таки вказують на його невиразне прагнення розглядати корпоративного секретаря як посадову особу.

Існуюча ситуація, з одного боку, не дуже сприятлива через її недостатнє законодавче врегулювання, оскільки неправильне функціонування корпоративного секретаря може значно вплинути на існування компанії та рівень її добробуту. З іншого ж боку, це створює певну свободу суб’єктам господарювання, припускаючи можливість організувати роботу корпоративного секретаря максимально зручним для себе способом.

Варіанти організації роботи корпоративного секретаря

В Україні на сьогодні фактично мають місце наступні варіанти існування корпоративного секретаря в акціонерних товариствах. Отже, ним можуть бути:

- один із членів наглядової ради та топ-менеджменту компанії (за сумісництвом);

- штатний юрист компанії;

- власне корпоративний секретар компанії;

- залучений спеціаліст-консультант, юридична чи консалтингова фірма за договором про надання послуг;

- власна консалтингова компанія у холдингу чи групі компаній, що виконує для них функції корпоративного секретаря.

Можливо, думка автора цієї статті видасться багатьом оригінальною. Але з урахуванням вимог, що висуваються новим законом до акціонерного товариства, можна зробити висновок, що повноцінно та якісно функції професійного корпоративного секретаря                    в сучасних умовах може здійснювати, швидше за все, залучена юридична чи консалтингова фірма, аніж просто штатний співробітник компанії. Особливо це виявиться саме протягом «перехідного періоду», коли компанії поспішатимуть з приведенням своєї діяльності у відповідність до Закону про АТ. Саме тому нашою компанією і було розроблено подібний комплекс послуг.

Насправді проблема проста: на ринку поки що не сформована достатня кількість фахівців у цій галузі, які б власними силами і на належному рівні здійснювали б будь-які серйозні внутрішньокорпоративні зміни - від створення дочірньої компанії чи розробки внутрішньокорпоративних документів до зміни структури акціонерного капіталу та дематеріалізації акцій.

Іншими словами, власники українських компаній поки що вільні у виборі знань та навичок свого корпоративного секретаря. Проте вони повинні розуміти, що така посада передбачає здатність особи, яка її обіймає, проводити всі внутрішньокорпоративні заходи, і, крім того, бути професійним консультантом для менеджменту компанії.

Середня українська компанія зараз також не може дозволити собі утримувати окремого професіонала чи штат фахівців, що займаються лише питаннями внутрішньокорпоративних змін та функціонування системи корпоративного управління. Тому, поєднання професій, наприклад, юриста і корпоративного секретаря  для них є найбільш доступним варіантом, але навряд чи ефективним у співвідношенні «ціна-якість». Більшість компаній через це змушені залучати сторонніх фахівців на допомогу особі, що виконує функції корпоративного секретаря, або до початку будь-яких процесів, або вже після того, як їх власний корпоративний секретар зіштовхнувся з певними перешкодами.

А взагалі, професійний корпоративний секретар в українських компаніях у переважній більшості випадків існує лише на папері. Ця проблема актуальна і для тих компаній, які планували розповсюджувати свої акції через західні біржі для залучення додаткових фінансових коштів. Можливо, саме в цій інфраструктурній непідготовленості і криється таке ненав’язливе формулювання статусу корпоративного секретаря законодавцем. Адже, з одного боку, необхідно рухатися до європейських корпоративних стандартів, а з іншого – поки що немає достатньої кількості професіоналів, та і професією ця діяльність у міркуваннях більшості бізнесменів ще не стала. Але знову ж таки, в багатьох українських компаніях навіть штатні юристи часто не у змозі самостійно розробити якісні внутрішньокорпоративні документи, не говорячи вже про складніші питання, такі як реструктуризація компанії, дематеріалізація акцій, так само як і операції з цінними паперами.

Переваги зовнішнього корпоративного секретаря

Рівень необхідності в аутсорсинзі* професійних корпоративних послуг найближчими роками лише зростатиме. Причому ця тенденція характерна не лише для України, але і для інших пострадянських держав.

До чинників збільшення популярності «зовнішніх» корпоративних секретарів можна віднести такі:

- звільнення внутрішніх ресурсів компанії для інших цілей;

- використання зовнішнім консультантом спеціалізованих знань та технологій, що у подальшому істотно впливає на якість здійснюваної роботи;

- постійне збільшення та ускладнення корпоративних процедур, зокрема форм та строків їх документального забезпечення;

- з погляду часу - нерівномірний розподіл обсягів робіт з проведення та документального оформлення корпоративних процесів;

-  збільшення відповідальності за недотримання вимог законодавства з розкриття інформації та торгівлі цінними паперами;

- формальний характер критеріїв, згідно з якими на товариства покладаються додаткові обов’язки зі здійснення корпоративних процедур (перш за все,               в частині розкриття інформації), і як наслідок - чимала кількість товариств невеликого розміру змушені розкривати інформацію в тому ж обсязі, що і представники великого бізнесу;

- відсутність на ринку достатньої кількості фахівців у галузі корпоративних процедур.

Функції корпоративного секретаря та можливі проблеми аутсорсинга

За наявності вищеописаних очевидних переваг «сторонній» корпоративний секретар поки що викликає у більшості українських компаній неприйняття, яке певною мірою ґрунтується лише на відсутності елементарних знань про ці переваги та розуміння характеру його діяльності. Адже ні у кого не викликає недовіру сторонній реєстратор, що обслуговує АТ, контролює ведення реєстру акціонерів та самостійно розсилає повідомлення акціонерам про загальні збори та порядок денний, а також сприяє емітентам у підготовці та організації проведення загальних зборів акціонерів. Також абсолютно нормально сприймається і те, що незалежний аудитор готує звіт про стан ведення бухобліку в тій чи іншій компанії.

Нагадаємо, що відповідно до Типового положення про корпоративне управління відкритого акціонерного товариства, затвердженого рішенням ДКЦПФР від 02.07.08 р. № 737, та Методичних рекомендацій щодо удосконалення корпоративного управління в банках України, затверджених постановою Правління НБУ від 28.03.07 р. № 98, корпоративний секретар здійснює наступні функції:

- функції секретаря загальних зборів акціонерів, правління, а також наглядової ради та його комітетів;

- участі у підготовці засідань зазначених органів, включаючи розробку порядку денного, підготовку роздаткових матеріалів, проектів форм для голосування, реалізацію прийняття рішень у вигляді опитувань, організацію процесу голосування;

- консультування правління та наглядової ради у питаннях корпоративного управління, зокрема під час розробки та коригування внутрішньокорпоративних актів, зайняття посад новими членами зазначених органів тощо;

- ведення внутрішньої документації, розробки проектів внутрішньокорпоративних актів, змін та доповнень до них, у тому числі і до статуту товариства;

- забезпечення зв’язку між органами управління товариства, акціонерами та іншими зацікавленими особами шляхом надання їм документації та інформації про діяльність товариства, розгляду звернень акціонерів;

- здійснення інших організаційних заходів у межах системи корпоративного управління.

ДКЦПФР, крім вищевикладеного, також зазначає, що до завдань корпоративного секретаря рекомендовано відносити:

- контроль за виконанням рішень наглядової ради та аналіз їх ефективності;

- участь у здійсненні процедур з усунення конфлікту інтересів посадових осіб товариства.

Очевидно, що корпоративний секретар через вищеперераховані функції є основною сполучною ланкою між акціонерами, а також між акціонерами та менеджментом компанії. І виконання цих функцій сторонньою та неупередженою особою буде направлено на дотримання інтересів акціонерів під час здійснення ними контролю за діяльністю менеджменту, а також буде певним елементом «буферної» системи у взаєминах між акціонерами. В той же час надання одній сторонній особі абсолютно всіх цих функцій не можна назвати правильним, якщо буде відсутній механізм контролю за її діяльністю. Але про це нижче...

Заради об’єктивності зазначимо, що крім довіри клієнта, можуть існувати процедурні проблеми користування послугами стороннього корпоративного секретаря:

- відповідність режиму та схеми роботи зовнішнього корпоративного секретаря із загальною структурою бізнес-процесів клієнта;

- побудова чіткої схеми документообігу між клієнтом, його реєстратором (зберігачем) та зовнішнім корпоративним секретарем;

- складність планування обсягів необхідної роботи на перспективу, що тягне за собою тривалі переговори про її вартість;

- складність поточного контролю клієнта за якістю послуги, що надається;

- визначення порядку взаємодії та відповідальності співробітників клієнта та зовнішнього корпоративного секретаря.

Як мінімізувати проблеми та досягти кращих результатів?

Вважаємо, - читач вже зрозумів, що необдумане, поспішне залучення корпоративного секретаря до роботи в компанії - абсолютно неприйнятне з погляду якості та ціни рішення. Адже зовнішній корпоративний секретар на підставі об’єктивної інформації спочатку оцінює стан внутрішньокорпоративних та бізнес-процесів клієнта з метою оптимального розподілу своїх ресурсів та зусиль в його інтересах, і лише потім зможе створювати якісну внутрішньокорпоративну документацію, структуру управління тощо. В іншому ж випадку його рекомендації запросто можуть спричинити зворотний ефект. Залучення ж зовнішнього спеціаліста до виконання невеликого одноразового обсягу послуг, втім, може виявитися досить вдалим з погляду якості, але ціна може виявитися не зовсім привабливою для клієнта.

З цього можна зробити висновок, що найбільш оптимальним залученням зовнішнього корпоративного секретаря буде залучення його на тривалий строк, а якщо клієнт володіє кількома компаніями, то послуги мають надаватися для всіх них однією і тією ж залученою особою.

Ефективне включення у бізнес-процеси клієнта зовнішнього консультанта, тим більше з таким рівнем вирішення питань компанії, вимагає формування відповідних «правил гри», тобто підготовчого етапу включення корпоративного секретаря до бізнесу клієнта.

Ці «правила гри» можуть бути оформлені по-різному:

- детально прописані у договорі з компанією - корпоративним секретарем;

- викладені у її внутрішньому меморандумі, який вважається частиною договору;

- закріплені у внутрішньокорпоративному документі клієнта у вигляді наказу про порядок взаємодії його співробітників з працівниками зовнішнього корпоративного секретаря чи положення про корпоративного секретаря з прийняттям наглядовою радою товариства рішення про укладення договору на надання послуг із зовнішнім корпоративним секретарем тощо.

Цьому підготовчому етапу слід приділити належну увагу, адже вже в ньому можна виділити найбільш проблематичні «зони» роботи з клієнтом і вжити заходів з їх нейтралізації або пом’якшення. Можливо, навіть пощастить оптимізувати безпосередньо бізнес-процеси клієнта, коли йому будуть надані результати вивчення компанії.

Наріжним каменем є визначення тих функцій, які здійснюватиме сам зовнішній корпоративний секретар, і функцій, які виконуватимуться підрозділами клієнта чи третіми особами. Наприклад, очевидно безглуздим видається перекладання на зовнішнього корпоративного секретаря функцій із розсилання повідомлень акціонерам у товаристві з великою кількістю акціонерів, коли з цим чудово може впоратися реєстратор (зберігач). Так само як реєстратору немає сенсу доручати розробку корпоративних документів (статуту, проектів контрактів з керівництвом компанії тощо). Іншими словами, перелік функцій, які варто передати зовнішньому корпоративному секретарю, може бути більш-менш об’єктивно визначений лише під час «підготовчого етапу», після оцінки стану корпоративного управління клієнта.

На нашу думку, зовнішній корпоративний секретар практично незамінний для клієнта під час:

- розробки проектів корпоративної документації;

- підготовки аналітичної інформації для акціонерів і менеджменту;

- об’єктивного інформування акціонерів про стан справ у компанії;

- планування та управління від імені клієнта власне корпоративними процедурами (організації загальних зборів акціонерів та зборів інших органів управління);

- вирішення корпоративних конфліктів;

- взаємодії з менеджментом компанії з питання зберігання корпоративної документації.

Велику проблему являє собою зведення до єдиного формату корпоративної документації у групі компаній, особливо, якщо вони знаходяться та провадять свою діяльність далеко один від одного і не мають сучасних способів передачі інформації. У цьому випадку оптимальною є розробка та зберігання оригіналів корпоративної документації у одному центрі. І тим краще, коли цим центром є адвокатська компанія, - отримати документи у неї «непотрібним» людям буде набагато складніше. І навпаки, під час продажу бізнесу у вигляді групи компаній для проведення due diligenсе юристами покупця на Заході (і у нас - поступово) використовують так звані data-room, тобто приміщення, де зберігаються усі важливі документи компанії, що багато в чому спрощує процедуру переговорів та процес операції. Слід зазначити, що багато великих промислових холдингів в Україні оцінили такі переваги і вже зараз починають створювати окремі компанії, яким буде доручено функції корпоративних секретарів для всіх компаній конкретного холдингу.

Звичайно ж, не можна оминути увагою і питання перспективи розвитку послуг корпоративного секретаря. Враховуючи зростання впливу електронних способів передачі та зберігання інформації на сучасні процеси бізнесу, стає очевидним, що наступним етапом стане впровадження певного роду комп’ютерної програми, що дозволяє створення необхідних шаблонів корпоративної документації, зберігання паперових архівів та управління ними, структуризація і зберігання важливої інформації, взаємодія з публічними реєстрами з питань розкриття інформації щодо діяльності компанії. Наскільки нам відомо, такої програми на території колишнього СРСР поки що не створено, але ті переваги, які вона надасть (перш за все, це економія часу та ресурсів), дозволили б істотно спростити систему управління товариством та розкриття інформації про нього, а це означає, ще більшу нематеріальну частину вартості компанії в очах інвесторів.

Насамкінець хотілося б сказати, що залучення сторонніх фахівців-юристів до вирішення серйозних корпоративних проблем українських компаній, швидше за все, буде постійним. Лише потім, коли у розумінні нашого товариства корпоративний секретар стане розглядатися як окрема професія в інфраструктурі, що працює, для їх підготовки, юристам доведеться «потіснитися», і професійний корпоративний секретар, нарешті, займе місце, що йому належить, у системі корпоративного управління.

Зовсім непомітно проминули кілька місяців з часу набуття чинності Законом про АТ, та деякі акціонерні товариства стали потроху трансформувати свої корпоративні процеси та документацію відповідно до його вимог.

Але вже зараз стає очевидно, що наданий законодавцем дворічний строк для переходу на нові правила більшістю компаній (перш за все, середніми та дрібними) сприйнято трохи неправильно - процеси підготовки не здійснюються з надією встигнути все зробити в останню хвилину. При цьому, як завжди, акціонери та менеджмент забувають, що для успішного функціонування у сучасному та агресивному середовищі нові правила необхідно не лише знати, але й уміти їх реалізовувати на практиці. Інакше їх чекають фінансові санкції з боку держави, не говорячи вже про можливу втрату контролю над компанією.

Саме зараз, в умовах, коли ще можна продумати побудову корпоративної структури та розпочати її налагодження у разі виявлення недоліків, - допомога професійного корпоративного секретаря, не залежного від окремих акціонерів чи посадових осіб компанії, стає досить цінною.

 Юлія Курило
адвокат
партнер ЮФ «ЮСТ Україна»




повернутися до списку